🎓 ISO 9001 Online-Unterweisung

Umfassende Schulung fĂŒr QualitĂ€tsbeauftragte

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Willkommen zur ISO 9001 Unterweisung

Diese umfassende Online-Unterweisung vermittelt Ihnen alles Wichtige ĂŒber QualitĂ€tsmanagement nach ISO 9001:2015.

"Wir erfinden keine neuen Prozesse – wir beschreiben nur, was bereits existiert."

– Holger Grosser, QM-Dienstleistungen

📚 Was Sie erwartet

  • 17 Lernmodule mit allen wichtigen Themen
  • Praxisnahe ErklĂ€rungen aus ĂŒber 1.000 Projekten
  • Konkretes Beispiel – Ein Auftrag von Anfrage bis Rechnung
  • Vorbereitung auf das externe Audit
  • Wissensabfrage mit 25 Fragen + Zertifikat

⏱ Zeitaufwand: ca. 60-90 Minuten

Bitte registrieren Sie sich:

Kapitel 1: Die QM-Philosophie

"Wir beschreiben das, was ihr tut. Wir fĂŒhren nichts ein. Das ist nicht die Idee, sondern wir beschreiben das, was ihr macht."

Was bedeutet das konkret?

Viele Unternehmen haben Angst vor ISO 9001, weil sie denken: "Jetzt mĂŒssen wir alles umkrempeln!" Das ist falsch. Ein gutes QM-System ist kein Paralleluniversum. Es bildet ab, wie Sie tatsĂ€chlich arbeiten – nicht wie Sie theoretisch arbeiten sollten.

Wenn Sie als Unternehmen seit 10 oder 20 Jahren erfolgreich am Markt sind, dann machen Sie offensichtlich vieles richtig! Sonst wÀren Sie nicht mehr da. Wir dokumentieren genau das.

🎯 Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Kunde sagte mir: "Wir möchten das auch leben, nicht nur ein Zertifikat an der Wand haben."

Meine Antwort: "Also wir beschreiben das, was ihr macht. Wir fĂŒhren nichts ein. Wenn ihr gut seid, ist es was Schönes. Wenn es nicht ganz so gut lĂ€uft, na gut, dann ist es halt auch so – aber wir beschreiben die RealitĂ€t."

✅ Das Ziel eines guten QM-Systems

  • Die RealitĂ€t abbilden – nicht theoretische Wunschvorstellungen
  • Einfach und verstĂ€ndlich sein – Kompliziert = niemand nutzt es
  • Von den Mitarbeitern gelebt werden – Es muss im Alltag funktionieren
  • Sie fit fĂŒr das Audit machen – Ohne dass Sie den Berater brauchen!

⚠ Das grĂ¶ĂŸte Problem vieler QM-Systeme

Sie werden aufgeblĂ€ht und niemand nutzt sie. Nach der Zertifizierung verstaubt das Handbuch im Regal. Das QM-System wird zum "Papier fĂŒr den Auditor" statt zu einem echten Werkzeug.

Unser Ansatz: So wenig wie möglich, so viel wie nötig!

Die 3 Erfolgsprinzipien

  1. Beschreiben statt erfinden – Was machen Sie bereits gut? Das dokumentieren wir. Wir erfinden keine neuen Prozesse.
  2. Akzeptanz durch Pragmatismus – Ein System das keiner versteht, wird nicht genutzt. Einfach = wird gelebt.
  3. BefĂ€higen statt abhĂ€ngig machen – Unser Ziel ist, dass Sie uns beim Audit NICHT brauchen!

💡 Unser Versprechen

"Kriegen Sie auch alleine hin, sage ich immer. Sonst hÀtten wir etwas falsch gemacht, wenn Sie uns beim Audit brauchen."

Nach ĂŒber 1.000 Projekten wissen wir: Die besten QM-Systeme sind die, bei denen unsere Kunden das externe Audit selbstbewusst alleine meistern.

Kapitel 2: Was bedeutet DIN EN ISO 9001:2015?

Die ISO 9001 ist die weltweit anerkannteste Norm fĂŒr QualitĂ€tsmanagementsysteme. Aber was bedeuten all diese Buchstaben und Zahlen eigentlich?

📋 Die AbkĂŒrzung Schritt fĂŒr Schritt erklĂ€rt

  • DIN = Deutsches Institut fĂŒr Normung – Die deutsche Normungsorganisation in Berlin
  • EN = EuropĂ€ische Norm – Gilt einheitlich in ganz Europa
  • ISO = International Organization for Standardization – Weltweit gĂŒltig
  • 9001 = Die Nummer der QualitĂ€tsnorm (es gibt auch 14001 fĂŒr Umwelt, 45001 fĂŒr Arbeitsschutz...)
  • 2015 = Das Jahr der letzten großen Überarbeitung

Kurz gesagt: DIN EN ISO 9001:2015 bedeutet, dass diese QualitĂ€tsnorm in Deutschland, Europa UND weltweit anerkannt ist. Das ist ein großer Vorteil – ein Zertifikat gilt ĂŒberall!

Wichtige AbkĂŒrzungen im QM-Alltag

Diese AbkĂŒrzungen werden Ihnen immer wieder begegnen:

QMQualitÀtsmanagement
QMBQualitÀtsmanagement-Beauftragter
MBManagementbewertung
IAInternes Audit
ZAZertifizierungsaudit
ÜAÜberwachungsaudit
KVPKontinuierlicher Verbesserungsprozess
VAVerfahrensanweisung

Warum brauchen Unternehmen ISO 9001?

Die hĂ€ufigsten GrĂŒnde, warum Unternehmen zu uns kommen:

  • Weil der Kunde es verlangt – Viele Großkunden (z.B. Siemens, Bosch, Automobilindustrie) fordern von ihren Lieferanten ein Zertifikat
  • Teilnahme an Ausschreibungen – Bei öffentlichen AuftrĂ€gen ist ISO 9001 oft Voraussetzung
  • Neukundengewinnung – Das Zertifikat schafft Vertrauen bei neuen Kunden
  • Know-how sichern – Prozesse dokumentieren bedeutet: Wissen bleibt im Unternehmen, auch wenn Mitarbeiter gehen
  • Einarbeitung standardisieren – Neue Mitarbeiter können sich an dokumentierten Prozessen orientieren

🎯 Ein typisches Szenario

Ein Kunde rief mich an: "Siemens hat angefragt, ob wir ISO 9001 zertifiziert sind. Wir haben bis jetzt ohne gearbeitet, aber jetzt brauchen wir das Zertifikat, sonst verlieren wir den Auftrag."

Das ist der hĂ€ufigste Grund fĂŒr eine Zertifizierung – und völlig legitim!

✅ Wer kann ISO 9001 umsetzen?

Jede Branche, jede UnternehmensgrĂ¶ĂŸe! Vom 3-Mann-Handwerksbetrieb bis zum Großkonzern. Die Norm ist sowohl fĂŒr produzierende Unternehmen als auch fĂŒr Dienstleister geeignet.

Kapitel 3: Norm-Begriffe verstÀndlich erklÀrt

Die ISO 9001 verwendet eine eigene Fachsprache, die auf den ersten Blick kompliziert und abschreckend wirkt. Aber keine Sorge – hier ist die Übersetzung in normales Deutsch:

Das sagt die NormDas meinen wir damit
Externe AnbieterLieferanten, Dienstleister, Partner – alle, von denen Sie etwas kaufen
NichtkonformitĂ€tenFehler, Reklamationen, Abweichungen – wenn etwas nicht passt
Management ReviewManagementbewertung – der Jahresbericht des QM-Systems
Beauftragter der obersten LeitungQMB – der QualitĂ€tsmanagement-Beauftragte
QualitĂ€tspolitikUnternehmenspolitik, Leitbild – wofĂŒr steht Ihr Unternehmen?
Interessierte ParteienAlle Stakeholder: Kunden, Mitarbeiter, Behörden, Nachbarn...
Kontext der OrganisationWas macht Ihr Unternehmen aus? Umfeld, Markt, Rahmenbedingungen
KompetenzWer kann was? → Die Q-Matrix zeigt's auf einen Blick
Dokumentierte InformationAlle Nachweise, Dokumente und Aufzeichnungen

🎯 Warum diese komplizierte Sprache?

Die Norm muss fĂŒr alle Branchen weltweit passen – vom Krankenhaus in Japan bis zur Schreinerei in Bayern. Deshalb sind die Begriffe absichtlich allgemein gehalten. Das Gute: Sie können in Ihrem Unternehmen Ihre eigenen Begriffe verwenden!

Beispiel: Sie mĂŒssen nicht "NichtkonformitĂ€t" sagen – "Reklamation" oder "Fehler" ist völlig okay.

💡 Muss ich die ISO-Norm kaufen?

Nicht unbedingt! Die Norm kostet ca. 140€. Bei ĂŒber 90% unserer Audits hat es auch ohne eigene Norm geklappt – der Berater hat sie und erklĂ€rt Ihnen alles Wichtige.

Unser Tipp: Investieren Sie das Geld lieber in die praktische Umsetzung!

💬 Praxis-Tipp fĂŒr das Audit

Wenn der Auditor einen Begriff verwendet, den Sie nicht verstehen: Fragen Sie nach! Das ist keine SchwĂ€che – im Gegenteil. Auditoren schĂ€tzen es, wenn Sie ehrlich nachfragen statt zu raten.

Kapitel 4: Wichtige QM-Dokumente

Die ISO 9001 fordert "dokumentierte Information" – aber das bedeutet nicht, dass Sie einen Aktenordner voller Papierkram brauchen! Hier ist der praktische Überblick:

📁 QM-Dokumente (werden bei Bedarf angepasst)

  • Unternehmenshandbuch – Das "Grundgesetz" Ihres QM-Systems (10-30 Seiten reichen!)
  • Prozessbeschreibungen – Wie lĂ€uft was ab? (Oft reicht ein Flussdiagramm)
  • Verfahrensanweisungen – Detaillierte AblĂ€ufe (nur wo wirklich nötig!)
  • Arbeitsanweisungen – Schritt-fĂŒr-Schritt-Anleitungen fĂŒr komplexe TĂ€tigkeiten

📊 JĂ€hrliche Nachweise – Das MUSS aktuell sein!

Diese Dokumente mĂŒssen Sie mindestens 1x pro Jahr aktualisieren:

  • QualitĂ€tsziele und Prozesskennzahlen – Was wollen Sie erreichen?
  • Lieferantenbewertung – Wie gut sind Ihre Lieferanten?
  • Schulungsplan + Q-Matrix – Wer kann was? Wer braucht Schulung?
  • Kundenzufriedenheit – Wie zufrieden sind Ihre Kunden?
  • Risiken- und Chancenanalyse – Was kann schiefgehen? Was sind Chancen?
  • Internes Audit + Bericht – Ihre SelbstprĂŒfung
  • Managementbewertung – Der Jahresbericht, unterschrieben von der GF

Unterschiede der Anweisungen

DokumentBeschreibt...Beispiel
ProzessbeschreibungDen Gesamtablauf, Verantwortlichkeiten"Von der Anfrage bis zur Rechnung"
VerfahrensanweisungEinen spezifischen Ablauf im Detail"Wie behandeln wir Reklamationen?"
ArbeitsanweisungEinzelne Arbeitsschritte ganz genau"Bedienung der CNC-FrÀse"

⚠ Bei 37 Punkten fordert die Norm "dokumentierte Information"

Das klingt nach viel, aber: Viele Dokumente haben Sie schon! Angebote, Rechnungen, E-Mails, Lieferscheine, ArbeitsvertrĂ€ge – das sind alles Nachweise.

💡 Der pragmatische Ansatz

"So wenig wie möglich, so viel wie nötig."

Ein Unternehmen mit 10 Mitarbeitern braucht kein 200-seitiges Handbuch! Dokumentieren Sie das, was Sinn macht – nicht das, was beeindruckend aussieht.

Kapitel 5: Praktisches Beispiel – Ein Auftrag

"NIEMALS theoretisch erklĂ€ren – IMMER praktisch zeigen!"

Das ist einer der wichtigsten GrundsĂ€tze fĂŒr das Audit: Zeigen, nicht erzĂ€hlen! Der Auditor will keine langen ErklĂ€rungen – er will sehen, wie Sie arbeiten.

🏱 Unser Beispiel: Firma MĂŒller GmbH – Maschinenbau

Situation: Autohaus Schmidt ruft an und möchte eine HebebĂŒhne warten lassen.

Wir zeigen jetzt, wie dieser Auftrag durch Ihr Unternehmen lĂ€uft – und welche Dokumente dabei entstehen.

Der Prozess Schritt fĂŒr Schritt:

1. Anfrage
→
2. Angebot
→
3. Auftrag
→
4. DurchfĂŒhrung
→
5. Rechnung
SchrittWas passiert?Dokument/Nachweis
1. AnfrageKunde ruft an, schreibt E-Mail oder nutzt KontaktformularE-Mail, CRM-Eintrag, Telefonnotiz
2. AngebotSie kalkulieren und erstellen ein AngebotAngebot (PDF oder Papier)
3. AuftragKunde sagt zu, Sie bestÀtigen den AuftragAuftragsbestÀtigung oder Kundenbestellung
4. DurchfĂŒhrungDie eigentliche Arbeit wird erledigtArbeitsprotokoll, Lieferschein, Stundenzettel
5. RechnungSie stellen die RechnungRechnung

✅ Das will der Auditor sehen!

Bereiten Sie 2-3 abgeschlossene AuftrĂ€ge mit allen Nachweisen vor. Der Auditor möchte sehen, dass Sie Ihre Prozesse "leben" – nicht nur auf dem Papier haben.

💡 Der Profi-Trick: RĂŒckwĂ€rts zeigen!

Zeigen Sie dem Auditor einen Auftrag von hinten nach vorne:

Rechnung → Lieferschein → Auftrag → Angebot → Anfrage

Das beweist: LĂŒckenlose RĂŒckverfolgbarkeit! Der Auditor ist beeindruckt, wenn Sie zu jeder Rechnung sofort die Ursprungsanfrage finden können.

🎯 Vorbereitung fĂŒr das Audit

WÀhlen Sie 2-3 AuftrÀge aus:

  • Ein "normaler" Auftrag – zeigt Ihren Standardprozess
  • Ein Auftrag mit einer Reklamation – aber gelöst! (zeigt, dass Sie mit Problemen umgehen können)
  • Ein aktueller Auftrag – zeigt den aktuellen Stand

Kapitel 6: Risiken und Chancen

Seit der Version 2015 ist der risikobasierte Ansatz ein zentrales Element der ISO 9001. Das klingt kompliziert, ist aber eigentlich ganz einfach: Was kann schiefgehen? Und was können wir dagegen tun?

📊 So funktioniert die Risikoanalyse

  1. Risiken identifizieren – Was könnte uns Probleme machen?
  2. Wahrscheinlichkeit einschĂ€tzen – Wie wahrscheinlich ist das? (1 = niedrig, 2 = mittel, 3 = hoch)
  3. Auswirkung einschĂ€tzen – Wie schlimm wĂ€re es? (1 = gering, 2 = mittel, 3 = schwer)
  4. Bewertung berechnen = Wahrscheinlichkeit × Auswirkung
  5. Bei hohem Risiko → Maßnahmen definieren!
BewertungBedeutungWas tun?
1-2Niedriges RisikoAkzeptieren, im Auge behalten
3-4Mittleres RisikoBeobachten, ggf. Maßnahme planen
6-9Hohes RisikoSofort Maßnahme einleiten!

🎯 Typische Risiken in Unternehmen

  • FachkrĂ€ftemangel – Was wenn ein SchlĂŒsselmitarbeiter ausfĂ€llt oder kĂŒndigt?
  • Lieferantenausfall – Haben wir alternative Lieferanten?
  • IT-Ausfall / Datenverlust – Wie sichern wir unsere Daten?
  • QualitĂ€tsprobleme – Was wenn fehlerhafte Produkte zum Kunden gelangen?
  • GesetzesĂ€nderungen – Sind wir auf neue Vorschriften vorbereitet?

💡 Chancen nicht vergessen!

Die Norm fordert nicht nur die Analyse von Risiken, sondern auch von Chancen:

  • Neue MĂ€rkte erschließen
  • Neue Technologien einsetzen
  • Partnerschaften eingehen
  • Prozesse verbessern

Das gehört genauso in die jÀhrliche Analyse!

Kapitel 7: Ziele und Prozesskennzahlen

Die ISO 9001 fordert messbare QualitÀtsziele. Der Hintergrund: Was man nicht messen kann, kann man nicht verbessern.

📊 Der jĂ€hrliche Prozess

  1. Ziele des letzten Jahres bewerten – Wurden sie erreicht? Wenn nicht, warum?
  2. Neue Ziele festlegen – Inkl. konkreter Maßnahmen zur Erreichung
  3. Verantwortlichkeiten klĂ€ren – Wer ist fĂŒr welches Ziel zustĂ€ndig?
  4. RegelmĂ€ĂŸig ĂŒberprĂŒfen – Nicht erst am Jahresende!

Gute Ziele sind SMART:

  • Spezifisch – Konkret und eindeutig formuliert
  • Messbar – Mit Zahlen belegbar
  • Attraktiv – Motivierend fĂŒr die Mitarbeiter
  • Realistisch – Erreichbar mit angemessenem Aufwand
  • Terminiert – Mit klarem Zeitrahmen

🎯 Beispiele fĂŒr gute QualitĂ€tsziele

  • Reklamationsquote unter 2% halten (aktuell: 2,5%)
  • Kundenzufriedenheit > 90% in der nĂ€chsten Umfrage
  • Liefertreue > 95% erreichen
  • 10 Neukunden im nĂ€chsten Jahr gewinnen
  • Durchlaufzeit um 10% reduzieren
  • Ausschussquote unter 1% senken

❌ Schlechte Ziele vermeiden

Ziele wie "QualitÀt verbessern" oder "Kunden zufriedener machen" sind zu vage. Ohne konkrete Zahlen kann niemand sagen, ob das Ziel erreicht wurde!

💡 Praxis-Tipp

Wenn ein Ziel nicht erreicht wurde, ist das nicht schlimm – solange Sie erklĂ€ren können warum! Beispiel: "Umsatzziel nicht erreicht wegen Hackerangriff bei Hauptkunde" ist eine akzeptable ErklĂ€rung.

Kapitel 8: Lieferantenbewertung

Die ISO 9001 fordert, dass Sie Ihre "externen Anbieter" (Lieferanten, Dienstleister) regelmĂ€ĂŸig bewerten. Der Grund: Wenn Ihr Lieferant schlecht liefert, leiden auch Ihre Kunden!

📋 So gehen Sie vor

  1. Hauptlieferanten definieren – Nicht jeden BĂŒromateriallieferanten bewerten!
  2. Bewertungsmethode wĂ€hlen – Schulnoten, A-B-C-Klassifizierung oder Punktesystem
  3. Kriterien festlegen – Was ist Ihnen wichtig?
  4. Mindestens 1x jÀhrlich bewerten
  5. Bei schlechter Bewertung → GesprĂ€ch fĂŒhren oder Lieferant wechseln

Typische Bewertungskriterien:

KriteriumWas wird bewertet?
QualitÀtStimmt die gelieferte QualitÀt? Gibt es Reklamationen?
TermintreueWird pĂŒnktlich geliefert?
Preis-LeistungIst das Preis-Leistungs-VerhÀltnis angemessen?
ServiceErreichbarkeit, Reaktionszeit, Freundlichkeit
ZertifizierungenHat der Lieferant selbst ein ISO-Zertifikat?

💡 Praxis-Tipp

Eine einfache Excel-Tabelle reicht völlig aus! Sie mĂŒssen kein kompliziertes System aufbauen. Wichtig ist nur, dass Sie regelmĂ€ĂŸig bewerten und bei Problemen reagieren.

⚠ Wenn ein Lieferant schlecht abschneidet

Nicht sofort wechseln! Erst kommunizieren und dem Lieferanten die Chance geben, sich zu verbessern. Dokumentieren Sie das GesprÀch. Erst wenn sich nichts Àndert: Alternative suchen.

Kapitel 9: Schulungen & Q-Matrix

Die ISO 9001 fordert: Mitarbeiter mĂŒssen fĂŒr ihre Aufgaben qualifiziert sein. Das muss nachgewiesen werden – und die Wirksamkeit der Schulungen muss ĂŒberprĂŒft werden!

📚 Der Schulungsprozess

  1. Bedarf ermitteln – Wer braucht welche Schulung? (z.B. aus Q-Matrix)
  2. Schulung planen – Wann, wo, durch wen?
  3. DurchfĂŒhren – Schulung abhalten
  4. Nachweise aufbewahren – Teilnahmebescheinigungen, Zertifikate
  5. Wirksamkeit ermitteln = PFLICHT! – Kann der Mitarbeiter das Gelernte anwenden?

Die Qualifikationsmatrix (Q-Matrix)

Die Q-Matrix ist das wichtigste Werkzeug fĂŒr das Kompetenzmanagement:

  • ✅ Wer kann was? – Alle Kompetenzen im Überblick
  • ✅ Wo fehlt Kompetenz? – Schulungsbedarf auf einen Blick
  • ✅ Wo gibt es Risiken? – Wenn nur einer etwas kann = Gefahr bei Ausfall!
  • ✅ Vertretungsregelungen – Wer kann wen vertreten?

📊 Beispiel Q-Matrix (vereinfacht)

MitarbeiterCNC-FrĂ€senSchweißenQualitĂ€tsprĂŒfung
MĂŒller✓✓✓-
Schmidt✓-✓✓
Weber-✓✓✓

✓✓ = Experte | ✓ = kann es | - = nicht qualifiziert

⚠ WirksamkeitsprĂŒfung – Das wird oft vergessen!

Es reicht NICHT, nur zu dokumentieren, dass jemand an einer Schulung teilgenommen hat!

Sie mĂŒssen auch prĂŒfen: Kann der Mitarbeiter das Gelernte in der Praxis anwenden?

Das ist eine hĂ€ufige Audit-Feststellung! Notieren Sie z.B.: "Wirksamkeit geprĂŒft durch Vorgesetzten am [Datum] – Mitarbeiter wendet neues Wissen erfolgreich an."

Kapitel 10: Kundenzufriedenheit

Die ISO 9001 fordert: Sie mĂŒssen die Kundenzufriedenheit ermitteln. Wie Sie das machen, ist Ihnen ĂŒberlassen – Hauptsache, Sie tun es!

"Deine unzufriedensten Kunden sind deine beste Lernquelle."

– Bill Gates

📊 Methoden zur Ermittlung der Kundenzufriedenheit

  • Kundenumfrage – Klassischer Fragebogen (online oder Papier)
  • EigeneinschĂ€tzung – Sie bewerten jeden Kunden selbst (z.B. nach jedem Projekt)
  • Google-Bewertungen – Öffentliche Bewertungen auswerten
  • Beschwerden zĂ€hlen – Wenig Beschwerden = zufriedene Kunden
  • Wiederkaufsrate – Kommen die Kunden wieder?
  • Persönliches Feedback – Im GesprĂ€ch nachfragen

✅ Bei positivem Feedback

Freuen Sie sich! Und nutzen Sie das fĂŒr Ihr Marketing. Bitten Sie zufriedene Kunden um eine Google-Bewertung oder ein Referenzschreiben.

❌ Bei negativem Feedback – Nicht ignorieren!

  1. Ursache analysieren – Warum ist der Kunde unzufrieden?
  2. Maßnahme einleiten – Was können wir Ă€ndern?
  3. Dokumentieren – In den Maßnahmenplan aufnehmen
  4. In Managementbewertung einfließen lassen

Jede Beschwerde ist eine Chance zur Verbesserung!

💡 Der pragmatische Ansatz

Sie mĂŒssen nicht jeden Kunden befragen! Eine reprĂ€sentative Stichprobe reicht. Oder: Bewerten Sie Ihre Top-20-Kunden selbst anhand objektiver Kriterien (WiederkĂ€ufe, Beschwerden, Zahlungsmoral...).

Kapitel 11: Internes Audit

Das interne Audit ist die SelbstprĂŒfung Ihres QM-Systems. Sie prĂŒfen selbst, ob alles funktioniert – bevor der externe Auditor kommt! Mindestens 1x jĂ€hrlich Pflicht!

Arten von Audits

ArtWer prĂŒft?Zweck
Internes AuditSie selbst (oder externer Berater)SelbstprĂŒfung, Vorbereitung auf externes Audit
Externes AuditZertifizierungsstelle (TÜV, DEKRA...)Zertifikat erhalten/behalten
LieferantenauditSie bei Ihren LieferantenLieferantenqualitĂ€t prĂŒfen
KundenauditIhr Kunde bei IhnenKunde prĂŒft Ihre Prozesse

⚠ Wichtige Regeln fĂŒr interne Audits

  • Nicht selbst auditieren! – Der Vertriebsleiter darf nicht den Vertrieb auditieren
  • Offene Fragen stellen – "Wie lĂ€uft das bei Ihnen?" statt "Machen Sie das so?"
  • Nicht kritisieren – Das Audit ist keine Fehlersuche, sondern eine Verbesserungschance
  • Dokumentieren – Auditbericht erstellen mit Feststellungen

Auditfeststellungen – Was bedeuten sie?

  • KonformitĂ€t – Alles in Ordnung ✅
  • Verbesserungspotenzial (VP) – Hinweis zur Verbesserung, keine Pflicht zur Umsetzung
  • Nebenabweichung – Kleiner Fehler, muss behoben werden
  • Hauptabweichung – Kritischer Fehler, gefĂ€hrdet das Zertifikat!

💡 Das interne Audit ist Ihre Generalprobe!

"Ein Audit ist erfolgreich, wenn Sie etwas lernen – nicht wenn der Auditor zufrieden ist!"

Nutzen Sie das interne Audit, um Schwachstellen zu finden, bevor der externe Auditor kommt.

Kapitel 12: Vorbereitung auf das externe Audit

"Kriegen Sie auch alleine hin, sage ich immer. Sonst hÀtten wir etwas falsch gemacht, wenn Sie uns beim Audit brauchen."

Das externe Audit muss kein Grund zur Sorge sein! Wenn Sie Ihre Prozesse leben und dokumentieren, sind Sie bestens vorbereitet.

Was Auditoren WIRKLICH prĂŒfen:

  1. Dokumentation vorhanden? – Nicht ob perfekt, sondern ob es sie gibt!
  2. Wird danach gearbeitet? – Stimmt die Praxis mit der Dokumentation ĂŒberein?
  3. Werden Probleme gelöst? – Gibt es einen Maßnahmenplan?
  4. Mitarbeiter geschult? – Sind die Nachweise vorhanden?
  5. Messbare Ziele? – Werden sie verfolgt?

✅ Was Auditoren NICHT erwarten

  • Perfekte Prozesse – Fehler sind erlaubt, wenn man daraus lernt
  • Null Fehler – Wichtig ist der Umgang mit Fehlern
  • Komplexe Systeme – Einfach ist besser als kompliziert
  • Über-Dokumentation – So wenig wie möglich, so viel wie nötig

Typische Audit-Fragen und gute Antworten:

  • "Wie lĂ€uft ein typischer Auftrag ab?" → Zeigen Sie einen konkreten Beispielauftrag
  • "Was machen Sie bei Reklamationen?" → Zeigen Sie eine gelöste Reklamation
  • "Wie werden Mitarbeiter geschult?" → Zeigen Sie Schulungsplan und Q-Matrix
  • "Woher wissen Sie, dass Kunden zufrieden sind?" → Zeigen Sie Ihre Methode

📱 Briefing fĂŒr Ihre Mitarbeiter vor dem Audit

"Der Auditor wird fragen: Wie lÀuft ein Auftrag ab? Wer macht was? Was passiert bei Problemen?

Zeigt einfach, was ihr tĂ€glich macht. Keine Angst vor Ehrlichkeit! Der Auditor will sehen, dass wir unsere Arbeit gut machen – nicht dass wir perfekt sind."

Kapitel 13: Beispiel-Auftrag fĂŒr das Audit vorbereiten

📋 So bereiten Sie sich vor:

WÀhlen Sie 2-3 abgeschlossene AuftrÀge aus:

  1. Ein Standard-Auftrag
  2. Ein Auftrag mit kleinen Problemen (gelöst!)
  3. Ein aktueller Auftrag

Diese Dokumente bereitlegen:

📁 Beispiel-Ordner "Auftrag 2024-0815":

  • ✅ Anfrage (E-Mail vom 15.03.)
  • ✅ Angebot (AN-2024-0815.pdf)
  • ✅ AuftragsbestĂ€tigung (AB-2024-0815.pdf)
  • ✅ Arbeitsprotokoll / Lieferschein
  • ✅ Rechnung (RE-2024-0815.pdf)
  • ✅ ggf. Reklamation + Lösung

💡 Der Trick: RĂŒckwĂ€rts zeigen!

Auditor fragt: "Zeigen Sie mir einen abgeschlossenen Auftrag."

Sie zeigen: Rechnung → Lieferschein → Auftrag → Angebot → Anfrage

= LĂŒckenlose Nachverfolgbarkeit!

Kapitel 14: Der Audit-Zyklus

Ein ISO 9001 Zertifikat ist 3 Jahre gĂŒltig. Aber: Jedes Jahr kommt der Auditor zur Kontrolle!

JahrAudit-ArtUmfang
1. JahrZertifizierungsaudit (Stage 1 + 2)Komplettes System wird geprĂŒft
2. JahrÜberwachungsaudit (ÜA1)Stichprobenartige PrĂŒfung
3. JahrÜberwachungsaudit (ÜA2)Stichprobenartige PrĂŒfung
4. JahrRe-ZertifizierungsauditKomplettes System erneut geprĂŒft
5. + 6. JahrÜberwachungsauditsDer Zyklus wiederholt sich...

📋 Das prĂŒft der Auditor beim Überwachungsaudit

  • Unternehmenshandbuch – Ist es aktuell?
  • Interner Auditbericht – Wurde intern geprĂŒft?
  • Managementbewertung – Hat die GF das System bewertet?
  • Maßnahmenplan – Werden Maßnahmen umgesetzt?
  • Stichprobe Prozesse – 2-3 Prozesse werden vertieft geprĂŒft

💡 Gut zu wissen

Das Überwachungsaudit ist kĂŒrzer als das Zertifizierungsaudit (oft nur ein halber Tag). Aber: Die gleichen Grundanforderungen gelten! Internes Audit und Managementbewertung mĂŒssen aktuell sein.

Kapitel 15: Managementbewertung

Die Managementbewertung ist der jĂ€hrliche Bericht der GeschĂ€ftsfĂŒhrung ĂŒber das QM-System. Sie fasst zusammen: Was lief gut? Was muss besser werden?

📋 Pflichtinhalte der Managementbewertung

  1. Status vorheriger Maßnahmen – Was wurde aus den Maßnahmen vom letzten Jahr?
  2. QualitĂ€tsziele – Wurden sie erreicht? Neue Ziele?
  3. Auditergebnisse – Was kam beim internen/externen Audit raus?
  4. Kundenzufriedenheit – Wie zufrieden sind die Kunden?
  5. Lieferantenbewertung – Wie gut sind die Lieferanten?
  6. Reklamationen – Wie viele? Welche Ursachen?
  7. Risiken und Chancen – Aktualisierte Bewertung
  8. Ressourcen – Brauchen wir mehr Personal, Budget, Ausstattung?
  9. Verbesserungspotenziale – Was können wir besser machen?

💡 Muss nicht lang sein!

3-5 Seiten reichen völlig aus! Wichtig ist: Alle Themen ansprechen und die Unterschrift der GeschĂ€ftsfĂŒhrung nicht vergessen. Die GF muss das Dokument freigeben.

📊 Typischer Aufbau

  • Deckblatt mit Datum, Version, Unterschrift
  • Zusammenfassung der wichtigsten Punkte
  • Tabellen mit Kennzahlen (vorher/nachher)
  • Liste der neuen Maßnahmen
  • Fazit: "Das QM-System ist geeignet und wirksam"

Kapitel 16: PDCA-Zyklus & Maßnahmen

Der PDCA-Zyklus (auch Deming-Kreis genannt) ist das HerzstĂŒck jedes QM-Systems. Er beschreibt den Kreislauf der kontinuierlichen Verbesserung:

📋 PLAN (Planen)

Ziele setzen, Maßnahmen planen. Was wollen wir erreichen? Wie?

⚙ DO (DurchfĂŒhren)

Maßnahmen umsetzen, Prozesse ausfĂŒhren. Machen!

📊 CHECK (PrĂŒfen)

Ergebnisse messen, bewerten. Haben wir das Ziel erreicht?

🔄 ACT (Handeln)

Standardisieren oder verbessern. Was lernen wir daraus?

Maßnahmen richtig nachverfolgen

📋 Der Maßnahmenplan – Jede Maßnahme braucht:

  • Was? – Konkrete Beschreibung der Maßnahme
  • Wer? – Verantwortliche Person
  • Bis wann? – Termin fĂŒr die Umsetzung
  • Status – Offen / In Arbeit / Erledigt
  • Wirksamkeit – Hat es funktioniert?

⚠ Das grĂ¶ĂŸte Problem!

Wenn nach dem Audit nichts passiert, verliert QM die Bedeutung!

Der Maßnahmenplan darf keine Sammlung von Wunschvorstellungen sein. Maßnahmen mĂŒssen umgesetzt und ihre Wirksamkeit ĂŒberprĂŒft werden!

💡 Praxis-Tipp

Wenn eine Maßnahme nicht umgesetzt wird: GrĂŒnde dokumentieren!

"Wurde nicht umgesetzt, weil Budget nicht genehmigt" ist besser als gar keine ErklĂ€rung. Der Auditor akzeptiert begrĂŒndete Entscheidungen.

Kapitel 17: Zusammenfassung

"Ein Audit ist erfolgreich, wenn Sie etwas lernen – nicht wenn der Auditor zufrieden ist!"

✅ Die 5 wichtigsten Erkenntnisse

  1. QM beschreibt die gelebte Praxis – Wir erfinden nichts Neues, wir dokumentieren was Sie tun
  2. Beispiel-AuftrĂ€ge vorbereiten – Praktisch zeigen ist besser als theoretisch erklĂ€ren
  3. PDCA leben – Planen, Umsetzen, PrĂŒfen, Verbessern – immer wieder
  4. So wenig wie möglich, so viel wie nötig – Kein Papiertiger!
  5. Mitarbeiter briefen – "Zeigt was ihr macht, keine Angst vor Ehrlichkeit!"

JĂ€hrliche Pflichten – Die Checkliste

WasWannWer
QualitÀtsziele bewerten & neu setzenJÀhrlichGF + QMB
LieferantenbewertungJĂ€hrlichEinkauf / QMB
Kundenzufriedenheit ermittelnJĂ€hrlichVertrieb / QMB
Risiken und Chancen aktualisierenJĂ€hrlichGF + QMB
Internes Audit durchfĂŒhrenMind. 1x jĂ€hrlichInterner Auditor
Managementbewertung erstellenMind. 1x jÀhrlichQMB + GF (Freigabe)
Schulungsplan aktualisierenJĂ€hrlichPersonalverantwortlicher

🎯 Sie sind jetzt bereit!

Mit diesem Wissen sind Sie bestens auf Ihr QM-System und das Audit vorbereitet. Denken Sie daran: Das QM-System ist fĂŒr Sie da, nicht umgekehrt! Es soll Ihnen helfen, besser zu werden – nicht zusĂ€tzliche Arbeit machen.

📝 Wissensabfrage

25 Fragen – Sie benötigen mindestens 70% (18 richtige) fĂŒr das Zertifikat.

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